Mengenal dan Memanfaatkan Google Docs
Jika ditanya kepada para pengguna (user) internet tentang
google semuanya pasti pernah menggunakannya. Mereka menggunakannya kebanyakan untuk mencari data-data atau untuk membuka account
gmail dan
melihat email yang masuk. Ternyata, google juga
masih mempunyai fasilitas lain yang sangat bermanfaat untuk para pengguna internet. Yaitu, google.docs
Google Docs adalah aplikasi
office dari Google yang berbasis internet atau dalam dunia ini adalah salah satu fasilitas google.co.id yang
sengaja disediakan untuk menyimpan dokumen-dokumen yang anda miliki. Artinya, anda
bisa memanfaat google.docs sebagai tempat penyimpan data cadangan anda. Andaikata
laptop atau komputer anda terkena virus, anda tak perlu kebingungan jika sudah
menyimpan data-data Anda di google.docs. File yang anda simpan masih ada dan
tak akan hilang sedikitpun. Cloud Computing masuk dalam kategori SaaS (Software as a
Service). Dengan Google Docs pengguna dapat membuat dokument seperti
menggunakan aplikasi Microsoft Office, yaitu dapat membuat document seperti
menggunakan MS Word, membuat spreadsheet seperti menggunakan MS Excel, membuat presentation
seperti menggunakan MS PowerPoint, dan sebagainya. Jika anda ingin mencobanya,
silahkan mencoba demo Google Docs di halaman ini http://docs.google.com/demo .
Dengan Google Docs, memungkinkan anda untuk
berbagi pakai file tersebut sehingga file dapat diedit oleh beberapa orang
dengan fasilitas sharing, mungkin kemampuan untuk sharing bukanlah hal yang
baru karena dalam pengelolaan konvensional secara offline pun file bisa dishare
agar dapat diakses oleh beberapa orang yang anda berikan izin untuk mengakses
file tersebut, tapi bukan cuma itu yang dapat di lakukan dengan Google Docs,
bahkan anda dapat melakukan real-time collaboration yaitu kolaborasi meng-edit
file bersama beberapa orang pada waktu yang sama.
Berikut ini langkah-langkah menggunakan Google Docs
1. Buka halaman http://docs.google.com atau
http://drive.google.com lalu masukkan akun google username & password
(Note: pada masa yang akan datang Google Drive akan menjadi homepage
untuk layanan Google Docs karena Google Docs telah
include bagi pengguna Google Drive)
2. Setelah sign in, maka akan
masuk ke halaman Google Drive yang merupakan homepage untuk layanan Google
Docs. Untuk membuat file baru, klik tombol Create pada menu sebalah kanan
seperti ditunjuk oleh tanda panah pada gambar dibawah ini, kemudian akan muncul
dropdown menu untuk memilih jenis file yang ingin di buat.
3. Maka akan muncul tampilan
file yang akan dibuat, dibawah ini contoh tampilan jika memilih Document dan
Spreadsheet.
4. Secara default file baru akan
bernama Untitled … , untuk merubah nama file klik File –> Rename, masukkan
nama file.
5. Untuk berbagi pakai (share)
dengan orang lain, klik tombol Share berwarna biru di pojok kanan atas, lalu
pada kotak bagian bawah masukkan orang yang diberikan akses untuk melihat atau
mengedit file tersebut. Ada tiga pilihan hak akses, yaitu Can View yang hanya
dapat melihat isi file, Can Comment yang dapat melihat isi file sekaligus bisa
memberikan comentar, dan Can Edit yaitu bisa meng-edit/merubah isi file. Orang
yang diberikan hak akses Can Edit bisa meng-edit pada saat yang bersamaan
dengan orang lain yang juga diberikan hak akses Can Edit.
6. Klik tombol Share & save
berwarna hijau. Selesai sudah proses sharing file Google Docs.
Cara Mengupload
File
Bagaimana cara memiliki google.docs? jika anda sudah memiliki
account gmail, maka anda sangat mudah menyimpan data di google.docs. Berikut
ini ada sembilan langkah yang perlu anda lakukan.
1. Anda buka terlebih dahulu
situs google.co.id atau google.com
2. Kemudian anda cari di menu
layanan atas tulisan “selengkapnya” dan klik.
3. Anda akan bertemu beberapa
opsi pilihan, maka klik tulisan “documents”
4. Akan terbukalah perintah
untuk mengisi account anda. Isilah email dan pasword anda.
5. Lalu akan terbuka jendela
untuk meng-upload file. Anda klik “upload” dan pilih opsi “Files”.
6. Klik tombol “browse” untuk
mencari file yang akan disimpan.
7. Di jendela “look in” cari di
mana filenya Anda simpan, lalu klik tombol “open”.
8. Maka akan muncul keterangan
data yang diupload. Lalu akan keluar jendela yang bertuliskan “star
upload”. Klik, maka file akan diupload
9. Setelah berhasil, anda akan
melihat nama filenya di jendela upload file. Jika ingin melihat hasilnya, tinggal
klik judul tulisan yang telah upload.
Kini, anda bisa merasa nyaman bahwa file-file penting bisa
disimpang di google.docs. Anda pun bisa menyembunyikan file-file rahasia,
selama anda tidak memberi tahu orang lain account dan password gmail Anda. Inilah
keuntungan lebih yang dapat dengan menggunakan layanan google.








